W-9 formas mērķis

Uzņēmumi izmanto IRS W-9 veidlapu - nodokļu maksātāju identifikācijas numura un sertifikāta pieprasīšana, lai iegūtu informāciju no pārdevējiem, kurus viņi nolīgst kā neatkarīgus darbuzņēmējus (sauktus arī par ārštata darbiniekiem). Kad uzņēmums taksācijas gada laikā maksā darbuzņēmējam USD 600 vai vairāk, tai šie maksājumi jāziņo Iekšējam ieņēmumu dienestam (IRS), izmantojot informācijas atgriezenisko saiti ar formu 1099-MISC. Uzņēmumi izmanto vārdu, adresi un sociālās apdrošināšanas numuru vai nodokļu identifikācijas numuru, ko darbuzņēmēji nodrošina veidlapā W-9, lai aizpildītu šo informāciju. Ne sūtītājs, ne saņēmējs nedrīkst nosūtīt kopiju IRS.

Uzņēmumi, kas pieņem darbā neatkarīgus darbuzņēmējus, neietur ienākuma nodokli un nemaksā Medicare vai Sociālās apdrošināšanas nodokļus par saviem neatkarīgajiem darbuzņēmējiem, tāpat kā viņi to dara saviem darbiniekiem. Tā vietā par šīm saistībām ir atbildīgi būvuzņēmēji. Tomēr IRS joprojām vēlas uzzināt, cik daudz šie darbuzņēmēji saņēma, lai pārliecinātos, ka viņi maksā nodokļus, kas viņiem pienākas, un šīs informācijas apkopošanai tā izmanto veidlapu 1099-MISC. Uzņēmumi nesūta W-9 veidlapu uz IRS.

W-9 formas mērķis

Informācija, kas nepieciešama W-9 veidlapā

W-9 veidlapā tiek prasīts norādīt neatkarīgā darbuzņēmēja vārdu, uzņēmuma nosaukumu (ja tas ir atšķirīgs), uzņēmējdarbības vienību (individuālais uzņēmums, personālsabiedrība, C korporācija, S korporācija, trasta / īpašums, sabiedrība ar ierobežotu atbildību vai “cits”) un uzņēmuma nodokļu identifikāciju numurs (vai sociālās apdrošināšanas numurs individuālajiem īpašniekiem, kuri neizmanto atsevišķu nodokļu maksātāja numuru).

W-9 veidlapa arī lūdz personu, kas to aizpilda, apliecināt, ka uz viņu neattiecas rezerves aizturēšana. Lielākā daļa nodokļu maksātāju nav, bet, ja tādi ir, uzņēmumam, kurš nolīgst neatkarīgu darbuzņēmēju, būs jāietur ienākuma nodoklis no šī darbuzņēmēja algas ar vienotu likmi 24% (par 2018. – 25. Nodokļu gadu) un jānosūta IRS.

Tā kā W-9 veidlapā ir jānorāda nodokļu maksātāja personas kods vai sociālās apdrošināšanas numurs, gan personai, kas to aizpilda, gan uzņēmumam, kas saņem aizpildītu veidlapu, tas uzmanīgi jānosargā nosūtīšanas laikā un pēc saņemšanas, lai aizsargātu pret identitātes zādzībām.

Kad nevajadzētu aizpildīt W-9

Neatkarīgam darbuzņēmējam, kurš saņem negaidītu W-9, pirms tā aizpildīšanas vajadzētu vilcināties un izpētīt, vai pieprasījuma iesniedzējam ir likumīgs iemesls lūgt šo veidlapu. Finanšu iestādes dažreiz izmanto W-9 veidlapu, lai pieprasītu no klienta informāciju, kad tām jāziņo par dividendēm vai procentiem. Esiet piesardzīgs šeit: finanšu iestādei, iespējams, jau vajadzētu būt jūsu nodokļu maksātāja numura numuram, sākot no konta atvēršanas.

Cita situācija, kurā jums vajadzētu vilcināties pirms W-9 veidlapas aizpildīšanas, ir tāda, ka uzņēmums, kas lūdz jūs to darīt, ir jūsu darba devējs, un jūs domājams klasificējat kā darbinieku, nevis neatkarīgu darbuzņēmēju. Atšķirība ir būtiska.

Darbinieks vai neatkarīgs darbuzņēmējs?

Ja esat darbinieks, jūsu darba devējs ieturēs ienākuma nodokļus, ieturēs un maksās sociālās apdrošināšanas un Medicare nodokļus, kā arī maksās bezdarbnieka nodokli no jūsu algas. Ja jūs esat neatkarīgs darbuzņēmējs, tas tā nebūs. Tas nozīmē, ka jūs būsit atbildīgs par darba devēja daļu no sociālās apdrošināšanas un Medicare nodokļiem, un ka jums nebūs tiesību uz bezdarbnieka kompensāciju, ja jūs tiksit atlaists.

Negodīgs vai finansiāli smags darba devējs var mēģināt klasificēt darbinieku kā neatkarīgu darbuzņēmēju, lai ietaupītu naudu. Ja jūs klasificējat kā neatkarīgu darbuzņēmēju, jūsu darba devēja nodokļu “uzkrājumi” iznāks no jūsu kabatas kā pašnodarbinātības nodoklis. Iesniedzot gada nodokļu deklarāciju, jūs arī kļūsit atbildīgs par aprēķināto nodokļu aprēķināšanu un samaksu četras reizes gadā un C saraksta aizpildīšanu.

Ne vienmēr ir skaidrs, vai darba ņēmējs ir algots darbinieks vai neatkarīgs darbuzņēmējs, bet parasti, jo lielāka ir uzņēmuma kontrole pār to, ko darbinieki dara un kā viņi to dara, jo lielāka ir varbūtība, ka viņi ir darbinieki. Ja jūsu Spidey izjūta sāk tirpt, kad kāds, kurš tevi nolīgst, sauc jūs par neatkarīgu darbuzņēmēju, tā ir laba zīme, un jums vajadzētu izpētīt situāciju sīkāk. Sākumā pārskatiet IRS diskusiju par atšķirībām starp abām. Ja esat darbinieks, jums jāaizpilda W-4 veidlapa, nevis W-9 veidlapa.

Šis ir piemērs tam, kad darba devējs var likumīgi mainīt jūsu statusu no darbinieka uz neatkarīgu darbuzņēmēju. Jūs esat programmētājs un jāierodas birojā no pirmdienas līdz piektdienai no plkst. 9 līdz 18. Uzņēmums nodrošina jūsu galdu un datoru.

Sākot ar nākamo mēnesi, jums būs jāiesniedz dators. Jūs varēsit strādāt no mājām vai no jebkuras attālas vietas, kur vēlaties, un darbu varēsit pabeigt jebkurā vēlamajā stundā, ja vien uzdevumi tiks izpildīti pēc grafika un savlaicīgi atbildēsit uz ar darbu saistītiem tālruņa zvaniem un e-pastiem.

W-9 FAQ

Kā es varu zināt, vai mani aiztur rezerves kopija?

Vai IRS jums ir nosūtījis vēstuli, kurā teikts, ka uz jums attiecas obligāta rezerves ieturēšana dublējumā? Tas varētu būt noticis, ja par iepriekšējo nodokļu deklarāciju nebūtu paziņojis par visiem procentiem un dividendēm. Ja neesat saņēmis šo vēstuli un ja nodokļu maksātāja numuru norādāt W-9 veidlapas pieprasītājam, rezerves aizturēšana jums nav jāveic. Ja uz jums attiecas rezerves ieturēšana, pirms tās iesniegšanas izsvītrojiet W-9 veidlapas otrajā daļā otro punktu.

Kā drošākais W-9 veidlapas iesniegšanas veids?

Ja varat dokumentu nodot personīgi, tas ir ideāli. Pretējā gadījumā viena no iespējām ir izmantot bezmaksas tiešsaistes pakalpojumu, lai šifrētu aizpildīto veidlapu W-9 un droši nosūtītu to pa e-pastu pieprasījuma iesniedzējam. Jūs varētu izmantot arī šifrētu failu apmaiņas pakalpojumu.

Vēl viena iespēja ir nosūtīt to, izmantojot tādu pakalpojumu kā FedEx, UPS vai pasta pakalpojumu, lai gan nav garantijas, ka tranzīta laikā jūsu forma netiks pazaudēta, nozagta vai sagrozīta.

Nav arī garantijas, ka saņēmējs veidlapu droši glabās, pat ja jūs to droši nosūtāt, tāpēc jūs varētu vēlēties par to jautāt iepriekš.

Vai mans bizness ir atbrīvots uzņēmums?

Ja esat individuālais īpašnieks, iespējams, ka nē. Ja tā ir korporācija, tā varētu būt, ja tā pretendētu uz IRS atbrīvojumu no nodokļa.

Man ir gan darba devēja identifikācijas numurs (EIN), gan sociālās apdrošināšanas numurs. Kurš numurs jāievada veidlapā?

Ja esat individuālais īpašnieks, varat ievadīt vienu vai otru. Ja jūsu bizness ir LLC, kas klasificēts kā korporācija vai partnerība, izmantojiet uzņēmuma EIN. Ja jūsu bizness ir viena locekļa LLC, kas nav ņemts vērā, ievadiet savu SSN vai EIN (nevis šīs vienības EIN).

Vai es varu atteikties aizpildīt W-9 veidlapu?

Protams. Ja jūs atsakāties, atbildot uz likumīgu pieprasījumu, jūsu klients ieturēs nodokļus no jūsu algas ar likmi 24%. Grāmatvedības nodaļa var arī sagādāt jums sāpes un pateikt kontaktam, ka atsakās veikt turpmākus darījumus ar jums. Uzņēmumiem ir smags IRS pienākums iegūt aizpildītu W-9 veidlapu no visiem, kam gada laikā tie maksā 600 USD vai vairāk. Par noteikumu neievērošanu var uzlikt naudas sodu.

Ja jūs domājat, ka personai, kas pieprasa veidlapu, nav biznesa, kas to lūdz, tomēr atteikšanās, iespējams, ir laba ideja. Ja jūs uztrauc, jautājiet nodokļu speciālistam, kas jums jādara.

Bez klienta, kurš varētu lūgt aizpildīt W-9 veidlapu?

Var lūgt banka, brokeru firma, kreditēšanas iestāde, kas ir atcēlusi parādu, kuru esat parādā, vai visas laimētās balvas izdevējs. Ja esat “Ellen” viesis viņas “12 dienu dāvanu dienas” reklāmas laikā un sarunu šovu producenti pirms aizbraukšanas lūdz aizpildīt W-9, ir droši uzskatīt, ka pieprasījums ir likumīgs. Ja saņemat e-pastu, kurā teikts, ka esat laimējis balvu konkursā, kuru neatceraties, ka esat ieteicies, jūs, iespējams, nevēlaties dot šai personai W-9.

Sargieties no pikšķerēšanas W-9. Ja saņemat e-pasta pieprasījumu veidlapai W-9 un neesat pārliecināts, ka tas ir likumīgs, sazinieties ar iespējamo sūtītāju pa tālruni (un nelietojiet nevienu tālruņa numuru aizdomīgajā e-pastā), lai vaicātu, vai pieprasījums ir pamatots. Uzbrucēji ir izsmalcināti un var padarīt ziņojumu līdzīgu tam, kā tas nāk no jūsu bankas vai pat jūsu klienta. Un, ja saņemat e-pastu no IRS, tas noteikti ir pikšķerēšanas mēģinājums, un jums ir jānosūta pasts uz pastu ar e- IRS neuzsāk saziņu ar nodokļu maksātājiem pa e-pastu.

Grunts līnija

W-9 veidlapas ir paredzētas neatkarīgiem darbuzņēmējiem, kurus sauc arī par ārštata darbiniekiem. Ir svarīgi pareizi aizpildīt veidlapu, bet tikai tad, ja esat pārliecināts, ka tā ir pareizā iesniegšanas forma un pieprasījums ir likumīgs.