Ievads grāmatvedības informācijas sistēmās - AIS

Grāmatvedības informācijas sistēma (AIS) ir struktūra, kuru bizness izmanto, lai savāktu, glabātu, pārvaldītu, apstrādātu, izgūtu un ziņotu par saviem finanšu datiem, lai to varētu izmantot grāmatveži, konsultanti, biznesa analītiķi, vadītāji, galvenie finanšu darbinieki (CFO), auditori, regulatori un nodokļu aģentūras.

Īpaši apmācīti grāmatveži padziļināti strādā ar AIS, lai nodrošinātu visaugstāko precizitāti uzņēmuma finanšu darījumos un lietvedībā, kā arī padarītu finanšu datus viegli pieejamus tiem, kam likumīgi nepieciešama piekļuve tam - saglabājot datus neskartus un drošus .

Grāmatvedības informācijas sistēmas parasti sastāv no sešām galvenajām sastāvdaļām: cilvēkiem, procedūrām un instrukcijām, datiem, programmatūru, informācijas tehnoloģiju infrastruktūru un iekšējām kontrolēm. Apskatīsim katru sastāvdaļu sīkāk.

Ievads grāmatvedības informācijas sistēmās

1. AIS cilvēki

AIS cilvēki vienkārši ir sistēmas lietotāji. Pie profesionāļiem, kuriem var būt nepieciešams izmantot organizācijas AIS, ietilpst grāmatveži, konsultanti, biznesa analītiķi, vadītāji, galvenie finanšu darbinieki un auditori. AIS palīdz dažādiem uzņēmuma departamentiem strādāt kopā.

Piemēram, vadība var noteikt pārdošanas mērķus, kuru sasniegšanai darbinieki var pasūtīt atbilstošu krājumu daudzumu. Inventāra pasūtījums paziņo grāmatvedības nodaļai par jaunu maksājamo. Kad notiek pārdošana, pārdevēji var ievadīt klientu pasūtījumus, grāmatvedība var izrakstīt klientiem rēķinus, noliktava var sagatavot pasūtījumu, nosūtīšanas nodaļa var to nosūtīt, un grāmatvedības nodaļa saņem paziņojumu par jaunu debitoru parādu. Pēc tam klientu apkalpošanas nodaļa var izsekot klientu sūtījumiem, un sistēma var izveidot pārdošanas pārskatus pārvaldībai. Pārvaldnieki var redzēt arī krājumu izmaksas, nosūtīšanas izmaksas, ražošanas izmaksas utt.

Izmantojot labi izstrādātu AIS, ikviens organizācijas pārstāvis, kuram ir atļauja, var piekļūt vienai un tai pašai sistēmai un iegūt to pašu informāciju. AIS arī vienkāršo informācijas iegūšanu cilvēkiem ārpus organizācijas, kad tas ir nepieciešams.

Piemēram, konsultanti varētu izmantot informāciju AIS, lai analizētu uzņēmuma cenu struktūras efektivitāti, apskatot datus par izmaksām, pārdošanas datus un ieņēmumus. Revidenti var arī izmantot datus, lai novērtētu uzņēmuma iekšējo kontroli, finansiālo stāvokli un atbilstību Sarbanes-Oxley likumam (SOX).

AIS jāveido tā, lai apmierinātu to cilvēku vajadzības, kuri to izmantos. Sistēmai jābūt arī viegli izmantojamai, un tai vajadzētu uzlabot, nevis kavēt efektivitāti.

2. Procedūras un instrukcijas

AIS procedūra un instrukcijas ir metodes, ko tā izmanto, lai savāktu, saglabātu, izgūtu un apstrādātu datus. Šīs metodes ir gan manuālas, gan automatizētas. Datus var iegūt gan no iekšējiem avotiem (piemēram, darbiniekiem), gan no ārējiem avotiem (piemēram, klientu tiešsaistes pasūtījumiem). Procedūras un instrukcijas tiks kodētas AIS programmatūrā - tās arī jāiekodē darbiniekiem dokumentācijā un apmācībā. Lai procedūras un instrukcijas būtu efektīvas, tās ir jāievēro konsekventi.

3. AIS dati

Lai saglabātu informāciju, AIS jābūt datu bāzes struktūrai, piemēram, strukturētai vaicājumu valodai (SQL), kas ir datoru valoda, ko parasti izmanto datu bāzēm. AIS būs nepieciešami arī dažādi ievades ekrāni dažāda veida sistēmas lietotājiem un datu ievadīšanai, kā arī dažādi izvades formāti, lai apmierinātu dažādu lietotāju vajadzības un dažāda veida informāciju.

AIS ietvertie dati ir visa finanšu informācija, kas attiecas uz organizācijas uzņēmējdarbības praksi. Jebkuriem biznesa datiem, kas ietekmē uzņēmuma finanses, vajadzētu būt iekļautiem AIS.

AIS iekļauto datu veids būs atkarīgs no uzņēmējdarbības veida, bet tas var sastāvēt no:

• pārdošanas pasūtījumi
• klientu rēķinu izraksti
• pārdošanas analīzes ziņojumi
• pirkuma rekvizīti
• pārdevēja rēķini
• pārbaudiet reģistrus
• virsgrāmata
• krājumu dati
• informācija par algu
• laika uzskaite
• nodokļu informācija

Šos datus pēc tam var izmantot, lai sagatavotu grāmatvedības pārskatus un pārskatus, piemēram, debitoru novecošanu, nolietojuma / amortizācijas grafikus, izmēģinājuma bilanci, peļņu un zaudējumus utt. Visu šo datu glabāšana vienuviet - AIS - atvieglo uzņēmuma lietvedības, pārskatu sagatavošanas, analīzes, audita un lēmumu pieņemšanas darbības. Lai dati būtu noderīgi, tiem jābūt pilnīgiem, pareiziem un atbilstošiem.

No otras puses, tādu datu piemēri, kas neietilpst AIS, ir piezīmes, sarakste, prezentācijas un rokasgrāmatas. Šiem dokumentiem varētu būt tangenciāla saistība ar uzņēmuma finansēm, taču, izņemot standarta zemsvītras piezīmes, tie patiesībā nav daļa no uzņēmuma finanšu uzskaites.

4. AIS programmatūra

AIS programmatūras komponents ir datorprogrammas, ko izmanto, lai saglabātu, izgūtu, apstrādātu un analizētu uzņēmuma finanšu datus. Ja vēl nebija datoru, AIS bija manuāla, uz papīra balstīta sistēma, taču šodien lielākā daļa uzņēmumu izmanto AIS pamatu datoru programmatūrai. Mazie uzņēmumi, iespējams, izmanto Intuit's Quickbooks vai Sage's Sage 50 grāmatvedību, taču ir arī citi. SAP's Business One var izmantot mazie un vidējie uzņēmumi. Vidējie un lielie uzņēmumi var izmantot Microsoft Dynamics GP, Sage Group MAS 90 vai MAS 200, Oracle PeopleSoft vai Epicor Financial Management.

Kvalitāte, uzticamība un drošība ir galvenās efektīvas AIS programmatūras sastāvdaļas. Vadītāji paļaujas uz informāciju, ko tā izvada, lai pieņemtu lēmumus par uzņēmumu, un, lai pieņemtu pamatotus lēmumus, viņiem ir nepieciešama augstas kvalitātes informācija.

AIS programmatūras programmas var pielāgot, lai tās atbilstu dažādu veidu uzņēmumu unikālajām vajadzībām. Ja esošā programma neatbilst uzņēmuma vajadzībām, programmatūru var izstrādāt arī iekšēji, ar būtisku tiešo lietotāju ieguldījumu, vai arī to var izstrādāt trešās puses uzņēmums, kas paredzēts tieši organizācijai. Sistēmu pat varētu nodot specializētam uzņēmumam.

Sabiedrībām, kuras tirgo, neatkarīgi no tā, kādu programmatūras programmu un pielāgošanas iespējām bizness izvēlas, Sarbanes-Oxley noteikumi zināmā mērā diktēs AIS struktūru. Tas notiek tāpēc, ka SOX noteikumi nosaka iekšējās kontroles un audita procedūras, kas jāievēro valsts uzņēmumiem.

5. IT infrastruktūra

Informācijas tehnoloģiju infrastruktūra ir tikai izdomāts nosaukums aparatūrai, ko izmanto grāmatvedības informācijas sistēmas darbībai. Lielākajai daļai šo aparatūras vienību biznesam jebkurā gadījumā būtu jābūt, ieskaitot datorus, mobilās ierīces, serverus, printerus, pārsprieguma aizsargus, maršrutētājus, datu nesējus un, iespējams, rezerves enerģijas avotu. Papildus izmaksām faktori, kas jāņem vērā, izvēloties aparatūru, ietver ātrumu, uzglabāšanas iespējas un to, vai to var paplašināt un uzlabot.

Varbūt vissvarīgāk, AIS izvēlētajai aparatūrai jābūt saderīgai ar paredzēto programmatūru. Ideālā gadījumā tā būtu ne tikai savietojama, bet arī optimāla - neveikla sistēma būs daudz mazāk noderīga nekā ātra. Viens no veidiem, kā uzņēmumi var viegli izpildīt aparatūras un programmatūras saderības prasības, ir iegādājoties gatavu sistēmu, kas ietver gan aparatūru, gan programmatūru, kas nepieciešama biznesam. Pilnvērtīgas sistēmas iegāde teorētiski nozīmē, ka bizness savai AIS iegūs optimālu aparatūras un programmatūras kombināciju.

Labajā AIS jāiekļauj arī aparatūras sistēmas komponentu uzturēšanas, apkalpošanas, nomaiņas un jaunināšanas plāns, kā arī plāns iznīcinātas un novecojušas aparatūras iznīcināšanai, lai sensitīvie dati tiktu pilnībā iznīcināti.

6. Iekšējā kontrole

AIS iekšējās kontroles ir drošības pasākumi, ko tā satur sensitīvu datu aizsardzībai. Tās var būt tik vienkāršas kā paroles vai tikpat sarežģītas kā biometriskā identifikācija. AIS jābūt iekšējai kontrolei, lai aizsargātu pret neatļautu piekļuvi datoram un ierobežotu piekļuvi autorizētiem lietotājiem, kas ietver dažus lietotājus uzņēmuma iekšienē. Tam arī jānovērš nesankcionēta piekļuve failiem, ko veic personas, kurām ir atļauts piekļūt tikai atsevišķām sistēmas daļām.

AIS satur konfidenciālu informāciju, kas pieder ne tikai uzņēmumam, bet arī tā darbiniekiem un klientiem. Šie dati var ietvert sociālās apdrošināšanas numurus, informāciju par algu, kredītkaršu numurus utt. Visi AIS dati būtu šifrēti, un piekļuve sistēmai būtu jāreģistrē un jāuzrauga. Arī sistēmas darbībai jābūt izsekojamai.

AIS nepieciešama arī iekšēja kontrole, kas to aizsargā no datorvīrusiem, hakeriem un citiem iekšējiem un ārējiem tīkla drošības apdraudējumiem. Tas ir jāaizsargā arī no dabas katastrofām un enerģijas pārsprieguma, kas var izraisīt datu zaudēšanu.

Kā AIS darbojas reālajā dzīvē

Mēs esam redzējuši, kā labi izstrādāta AIS ļauj uzņēmējdarbībai vienmērīgi darboties katru dienu vai kavē tā darbību, ja sistēma ir slikti izstrādāta. Trešais AIS lietojums ir tāds, ka, ja bizness nonāk grūtībās, tā AIS datus var izmantot, lai atklātu stāstu par to, kas nogāja greizi.

WorldCom un Lehman Brothers lietas sniedz divus piemērus.

2002. gadā WorldCom iekšējie auditori Eugene Morse un Cynthia Cooper izmantoja uzņēmuma AIS, lai atklātu 4 miljardus dolāru krāpnieciskos izdevumu sadalījumos un citos grāmatvedības ierakstos. Viņu izmeklēšanas rezultātā tika izbeigts finanšu direktors Skots Sullivans, kā arī pieņemti jauni tiesību akti - Sarbanes-Oxley likuma 404. sadaļa, kas regulē uzņēmumu iekšējo finanšu kontroli un procedūras.

Izmeklējot Lehmana sabrukuma cēloņus, galvenā sastāvdaļa bija tā AIS un citu datu sistēmu pārskatīšana, kā arī dokumentu vākšana un pārskatīšana, kā arī liecinieku intervijas. Uzņēmuma bankrota cēloņu meklēšana "prasīja plašu Lehmana darbības, tirdzniecības, vērtēšanas, finanšu, grāmatvedības un citu datu sistēmu izpēti un pārskatīšanu", teikts 2200 lappušu deviņu sējumu eksaminētāja ziņojumā.

Lehmana sistēmas ir piemērs tam, kā AIS nevajadzētu strukturēt. Eksaminētāja Antona R. Valukas ziņojumā teikts: "Laikā, kad tika iesniegta bankrota procedūra, Lehmans uzturēja vairāk nekā 2600 programmatūras sistēmu un lietojumprogrammu kopumu. Daudzas no Lehmana sistēmām bija liekas, novecojušas vai nestandarta."

Eksaminētājs nolēma koncentrēt savus centienus uz 96 sistēmām, kuras izrādījās visatbilstošākās. Šim eksāmenam bija nepieciešama apmācība, studijas un izmēģinājumi un kļūdas, lai tikai iemācītos izmantot sistēmas.

Valukas ziņojumā arī tika atzīmēts: "Lehmana sistēmas bija ļoti savstarpēji atkarīgas, taču viņu attiecības bija grūti atšifrējamas un nebija labi dokumentētas. Nepieciešams īpašs darbs, lai šīs sistēmas atvienotu, lai iegūtu nepieciešamo informāciju."

(Skatiet arī gadījuma izpēti: brāļu Lehman sabrukums. )

Grunts līnija

Visi AIS seši komponenti darbojas kopā, lai palīdzētu galvenajiem darbiniekiem vākt, glabāt, pārvaldīt, apstrādāt, izgūt un ziņot par saviem finanšu datiem. Labi attīstītas un uzturētas grāmatvedības informācijas sistēmas darbība, kas ir efektīva un precīza, ir obligāta veiksmīga biznesa sastāvdaļa.

(Uzziniet, kā jūs varat iegūt darbu šajā jomā, lasiet Karjeras rokasgrāmata grāmatvedības informācijas sistēmās .)