Laika pārvaldības padomi finanšu profesionāļiem

Finanšu pasaule ir kļuvusi par ļoti konkurētspējīgu darba vietu. Lai gan vienā dienā ir tikai 24 stundas, kā saka, laiks ir nauda. Tāpēc efektīva laika vadība ir konkurences priekšrocība jebkuram finanšu speciālistam, kurš vēlas kļūt produktīvāks un palielināt kvalitatīvu laika atstatumu no darba.

Tomēr ir daudz uzmanības novēršanas faktoru, kuru dēļ jūs varat strādāt ilgāk nekā nepieciešams. Lasiet tālāk, lai uzzinātu par dažiem no šiem bieži sastopamajiem laika izšķērdētājiem un uzziniet par vairākiem laika pārvaldības padomiem, kas palīdzēs jums paveikt vairāk darba īsākā laikā.

Melnais caurums

Ir dažādi laika izšķērdētāji, kas var nomierināt produktivitāti. Piemēram, finanšu profesionāļiem ir pastāvīgs kārdinājums veikt daudzuzdevumus. Pieņemsim, ka esat padomdevējs, un trešdienas rītā no pulksten 8:30 līdz 10 jums izdodas veikt šādas darbības:

• Jūs strādājat ar izklājlapu,
• Bet pārtrauciet darbību pēc tam, kad jūs pārtrauc divi jauni e-pasta ziņojumi,
• Pēc tam nosūtiet sešus e-pastus pēc kārtas,
• Pēc tam pārbaudot koledžas drauga kāzu attēlus vietnē Instagram,
• Pēc tam, izmantojot Slack ziņojumu, pieņem uzņēmuma uzaicinājumu uz sociālo izbraukumu,
• Pirms divu negaidītu zvanu veikšanas no potenciālajiem klientiem un
• Visbeidzot, viņi ir spiesti pēkšņi apstāties, kad jūsu menedžeris apstājas, lai atgādinātu, ka esat kavējies piecas minūtes līdz personāla sapulcei.

Vai tas jums izklausās kā tipisks rīts? Ja tā, un it īpaši, ja jūs strādājat profesionālajā vidē, piemēram, privātā kapitāla uzņēmumā vai investīciju bankā, jūs, iespējams, esat viszemākajos līmeņos, salīdzinot ar vienaudžiem.

Pēc pieciem vai desmit gadiem neviens tevi neatcerēsies, nerūpēsies un neveicinās par visu paveikto aizņemto darbu. Vai pasaule būtu rūpējusies, ja Tomass Džefersons būtu pabeidzis daudz papīra maiņas, bet nekad nepalīdzētu uzrakstīt Neatkarības deklarāciju? Tas pats attiecas uz jūsu darbu - jūsu organizācija vērtē nepieciešamo darbu un šedevrus, nevis aizņemtos darbus.

Plānošana

Katru svētdienas pēcpusdienu pabeidziet gaidāmās nedēļas sarakstu ar darāmo darbu, vēlams, izmantojot lietojumprogrammu vai tīmekļa pakalpojumu, kas tiek sinhronizēts visās jūsu ierīcēs. Iezīmējiet priekšmetus, kas ir absolūti svarīgi jūsu panākumiem darbā un personīgajā dzīvē. Neizceltās lietas, iespējams, ir lietas, kuras varat deleģēt, atlikt vai vispār izvairīties.

Finansēs kritiski rezultāti ietver pārskatus vai pētījumus, kuriem jābūt precīziem un iesniegtiem pirms noteiktā termiņa. Jūsu organizācija tiek apkalpota labāk, ja jūs koncentrējaties uz šo pārskatu kvalitātes uzlabošanu, nevis tikai uz tiem darāt pienācīgu darbu, lai jūs varētu atbrīvot laiku svarīgākajiem jautājumiem (piemēram, atbildēt uz zemas prioritātes e-pastiem vai piedalīties ilgstošā -pārklāta sapulce).

Līdzīgi desmit minūtes pirms aiziešanas no darba katru dienu pabeidziet uzskaitīt nākamās dienas darbības priekšmetus un numurējiet tos svarīguma un prioritātes secībā. Atkal nepārtraukti pajautājiet sev visas lietas, kas jums patiesībā nav jādara, - lietas, kas neatbilst noteiktam produktivitātes slieksnim.

(Skatiet arī sadaļu Atrodi savu nišu finanšu nozarē.)

Daudzuzdevumu veikšana

Panākumi finanšu jomā ir atkarīgi no tā, vai cilvēks vienmēr var sasniegt kritiskus un tūlītējus rezultātus. Kāda ir būtiska informācija un datu punkti, uz kuriem jūsu finanšu vadītāji paļaujas? Ko jūs varat sniegt, lai palīdzētu jūsu organizācijai un / vai klientiem uzvarēt? Vai tas ietver revīzijas ziņojuma savlaicīgu iesniegšanu, precīzus ierosinātā projekta neto pašreizējās vērtības aprēķinus vai arī pārliecināšanos, ka Excel formulas rada pareizu kopējo summu?

Dienas beigās nevienam nerūp visi jūsu apmainītie e-pasti, apmeklētās sociālā kluba sanāksmes vai hronoloģiskā mapju reģistrēšana jūsu kabinetā. Daudzuzdevumu veikšana nepārtraukti liedz indivīdiem sniegt visu iespējamo, pateicoties dažiem kritiskiem rezultātiem, kurus darba devēji no viņiem patiešām sagaida.

Vispirms veiciet svarīgus, sarežģītus, steidzamus un visaugstākās vērtības pasākumus. Panākumi finansēs var ietvert metožu vienkāršību, kā jūs varat sasniegt savus uzdevumus. Labi lasītam un neziņā esošam nesenajam absolventam tas var šķist brutāli vienkārši, taču rīkojieties vienlaicīgi un neapstājieties, kamēr tas nav pabeigts. Ja jūsu uzdevumi ir saistīti ar ilgtermiņa projektu, sasmalciniet to īsākā termiņā un pabeidziet pirms laika. Kā teica Henrijs Fords: "Nekas nav īpaši grūti, ja jūs to sadalāt mazos darbos." Darot lietas no sākuma līdz beigām, tiek novērsta dārga neefektivitāte, jo jums nevajadzēs pastāvīgi sākt no jauna un veikt atkārtotu kalibrēšanu dažādiem, nesaistītiem priekšmetiem.

Ja katru nedēļu trīs stundas pavadāt bezjēdzīgiem uzdevumiem, tas nozīmē aptuveni 150 stundas gadā. Iespējams, ka jūsu asociētais pāris darba galdi no jums, kurš ir efektīvāks un gadā ieliek par 150 stundām vairāk, varētu izbaudīt dažas paaugstināšanas un algas paaugstinājumus, kuras citi nesaņēma.

(Izpētiet darba vietu veidus finanšu nozarē, izmantojot profesionāļu finanšu karjeras iespējas.)

Iesūtne

Jūsu iesūtne ir galvenā laika izšķērdētāja. Ja lielākajai daļai jūsu e-pastu nav nozīmes jūsu tūlītējiem uzdevumiem, tad sporādiski savu dienu piepildāt ar informāciju par atkritumiem.

Lai no tā izvairītos:

• Iestatiet iepriekš noteiktus laikus e-pasta pārbaudei un pārbaudiet iesūtni ne vairāk kā trīs vai četras reizes dienā.
• Izveidojiet mapi pēc stundām e-pastiem, uz kuriem jums vajadzētu nokļūt, taču tie nav steidzami. Šī mape ir īpaši noderīga, lai atgrieztos pie svarīgiem pieprasījumiem, kas var nogaidīt dažas darba dienas pirms atbildes saņemšanas no jums.
• Sūtiet tikai kritiskākos e-pastus darba dienas laikā. Lai gan ir svarīgi pastāvīgi atjaunināties grupas ietvaros, lielu laika daļu var tērēt nepieredzējuši vai mazāk disciplinēti kolēģi, kuri pārpludina jūsu iesūtni ar neatbilstošiem ziņojumiem. Varat samazināt šāda veida e-pasta ziņojumus, neatbildot uz tiem, kas nav saistīti ar darbu.
• Pirms došanās prom no darba, iztukšojiet iesūtni. To var paveikt, izveidojot ar projektu saistītas mapes, kurās var novietot e-pastus, kas saistīti ar konkrētām problēmām. Ja iesūtne paliek tukša, tiek ietaupīts jūsu laiks, izslēdzot no jūsu uzmanības ziņojumus, kas nav galvenie. Ja ir priekšmeti, kuriem noteikti jāpievērš uzmanība tuvāko stundu laikā vai līdz nākamajai dienai, tad ievietojiet tos steidzamā mapē.

Citi laika taupīšanas padomi

Sekojiet tam, cik daudz laika jūs patiešām izšķiežat

Izveidojiet vienkāršu izklājlapu, kas ļauj ievadīt aptuveno laiku, kas nokavēts sīkumiem. Dariet to katru dienu. Attīstot un uzturot šo ieradumu, jūs pats apmācīsities atpazīt nesvarīgās lietas, kad ar tām sastopaties.

Apstrādājiet papīra dokumentus tikai vienu reizi

Kad tie ir apstrādāti, varat tos iesniegt, iesniegt vai atbrīvoties.

Tiešais ziņojums jūsu kolēģiem

Pastaiga pa biroju vai starp nodaļām var maksāt dažas stundas nedēļā - un mēs zinām, cik dārgi tas maksā gadā. Ja vien tas nav svarīgs vai sarežģīts jautājums, tiešo ziņojumu izmantošana, izmantojot korporatīvo ziņojumapmaiņas sistēmu vai apstiprinātu tīmekļa pakalpojumu, bieži ir efektīvāks veids, kā ātri saņemt atbildes uz dažādiem jautājumiem.

Ziniet, kur jebkurā brīdī ir viss

Tas ietver gan elektronisko, gan papīra informāciju. Ja jūs vērtējat savu laiku, netērējiet to lietu meklēšanai.

Atdaliet savus uzdevumus četrās kategorijās:

1. Steidzami un svarīgi - piemēram, finanšu un grāmatvedības pārskati ar stingriem un tuvojošiem termiņiem.

2. Nav steidzami un svarīgi - piemēram, tīkla izveidošana jūsu finanšu grupā, apmācības nodarbības utt.

3. Steidzami un nav svarīgi - piemēram, sporādiski ziņojumi no iesūtnes un “pierakstīšanās termiņi” klubu sanāksmēm.

4. Nav steidzami un nav svarīgi - piemēram, tirdzniecības automāta desmit minūšu sarunas, fantāzijas futbola pārbaude utt.

(Acīmredzot jums vajadzētu pēc iespējas vairāk dienas pavadīt pirmajā kategorijā.)

Delegāts, Delegāts, Delegāts

Tas ir tas, kas jūs atdalīs no pakas, virzoties organizācijas augšup. Veiciet uzdevumus, kurus var izpildīt tikai jūs . Pilnveidojot savas laika pārvaldības prasmes, jums drīz būs tiešie pārskati. Piešķiriet uzdevumus, kas jums nav jāveic, cik vien iespējams. Jums jādara tikai tās lietas, kurām noteikti nepieciešama jūsu uzmanība vai zināšanas.

Nepārvaldiet savu personību

Finanšu speciālistiem vajadzētu būt laika pārvaldības prasmēm, taču viņiem vajadzētu būt arī attiecībām un labai gribai ar iekšējiem kolēģiem un ārējo sabiedrību. Koncentrēšanās tikai uz laiku var padarīt jūs abrazīvu, kas atstumj daudzus cilvēkus, kad viņi atrodas jums apkārt, arī sociālajā un biznesa attīstības vidē. Ja neesat piesardzīgs, jūs apdomājat, ka esat laika pārvaldības guru, taču jūs pilnīgi nezināt par “pie varas esošā sociālā idiota” zīmogu.

Komunikācijas, vadības un biznesa attīstības prasmes ir tikpat svarīgas kā laika pārvaldības prasmes. Tā kā finanšu speciālisti paaugstinās savā karjerā, ar laika pārvaldības prasmēm vien nepietiks, lai palīdzētu viņiem sasniegt nākamo līmeni (ti, izpildvaras līmeni).

Grunts līnija

Ja jūs vērtējat savu dzīvi, tad jūs vērtējat savu laiku. Darba dzīve ir apakškomponents plašākam jūsu dzīves attēlam - ieguldījuma un pakalpojumu līmenis, ko varat sniegt citiem, ir atkarīgs no jūsu spējas maksimāli izmantot no jums atvēlētā laika. Atcerieties: ir svarīgas lietas, kuras no jūsu darba devēja sagaida, ka jūs to veiksit. Jūsu darba devējam nerūpēsies daudz par visu pārējo, un arī jums tas nevajadzētu.

(Plašāku informāciju lasiet Finansiālā efektivitāte: analītiķa rokasgrāmata laika pārvaldībai.)